Miten vastaanottaa työpaikka kirjallisesti?

Oletko ollut tilanteessa, jossa sinun kuuluisi vastaanottaa työpaikka kirjallisesti? Kun työntekeminen etänä yrityksille maariippumattomasti kasvaa ja työpaikka ei enää sijoitu tiettyyn toimispisteeseen on suositeltavaa ottaa tavaksi työpaikan kirjallinen hyväksyminen.

Miksi työpaikka pitää hyväksyä kirjallisesti?

Kuten kaikissa sopimusasioissa on oman edun mukaista saada ja hyväksyä tarjoukset kirjallisessa muodossa. Suuremmat konsernit ja yritykset saattavat vaatia työpaikan kirjallista hyväksymistä haastatteluiden jälkeen varsinkin, kun haastattelut tapahtuvat etänä, eikä haastateltava ole matkustamassa paikan päälle kirjoittamaan sopimusta. Työpaikan kirjallinen hyväksyminen on hyvä tapa ja osoittaa työnantajalle ammattimaisuutta ja huolellisuutta, vaikka sitä ei ole vaadittu.

Miten hyväksyä työpaikka kirjallisesti?

Voit hyväksyä työpaikan kirjallisesti kirjeellä tai yleisemmin sähköpostilla. Käytä kirjettä silloin kuin työnantaja on lähettänyt työtarjouksen kirjeitse sähköpostin sijaan. Hyväksymiskirje on oltava hyvin jäsennelty, virheetön ja muodollinen. Jos olet ollut yhteydessä työnantajaan sähköpostilla, voit huoletta hyväksyä työtarjouksen virallisesti sähköpostitse. Mennään nyt itse asiaan.

 

 

Työpaikan kirjallinen hyväksyminen vaiheittain sähköpostilla:

  1. Kirjoita ytimekäs otsikko. Sen on oltava ammattimainen ja kerrottava työnantajalle mistä sähköpostissa on kyse, esim. ”Työtarjouksen hyväksyminen – Jane Doe”.
  2. Ilmaise kiitollisuutesi. Aloita kiittämällä työnantajaa, siitä että hän on valinnut ja luottanut sinuun.
  3. Hyväksy työtarjous.
  4. Kertaa työsuhteen ehdot ja hyväksy ne. Jos olet jo tehnyt tämän voit todeta sen sähköpostissa (esim. ”Hyväksyn virallisesti kaikki virallisen työtarjouksen mukaiset työehdot.”). Mikäli kuitenkin olette neuvotelleet jostain, etkä ole saanut sitä kirjallisena – nyt on aika virallistaa se. Yksinkertainen lause riittää esim. ”Kuten keskustelimme, aloituspalkkani on [X€] ja [edut] ovat osa tarjousta”.
  5. Vahvista aloituspäivä mahdollisten väärinkäsitysten välttämiseksi. Esimerkiksi: ”Vahvistan, että aloituspäiväni on ensi maanantaina 4. huhtikuuta”. 
  6. Päätä positiivisesti.
 

Viestisi runko voisi näyttää seuraavalta:

 

Arvoisa Cecilia,

Olin innoissani saadessani eilisen puhelinsoittosi. Kirjoitan hyväksyäkseni virallisesti työtarjouksesi sosiaalisen median johtajan tehtävään XYZ-yrityksessä. Kiitos tilaisuudesta laittaa taitoni töihin ja saada XYZ:n brändi loistamaan useilla eri alustoilla.
Kuten sovimme, aloituspalkkani on 52 800 euroa vuodessa ja neljä viikkoa palkallista vapaata. Ymmärrän, että terveys- ja hammashoitoetuudet ovat saatavilla yhdeksänkymmenen päivän työsuhteen jälkeen. Jos tarvitsette minulta jotakin ennen kyseistä alkamispäivää tai jos minulla on jotain asiakirjoja, jotka minun pitäisi tuoda mukanani ensimmäisenä päivänä, kertokaa minulle. Olen innokas aloittamaan 6. marraskuuta 2022.

 

 

Kiitos vielä kerran,
John Doe

Hyväksymiskirjeen kirjoittaminen

Kirjoititpa sitten hyväksymiskirjeen tai sähköpostin, sen on oltava virheetön, joten varmista, että oikoluet sen ennen kuin lähetät sen tulevalle työnantajallesi. Pidä kirjeesi lyhyenä ja ytimekkäänä, mutta sisällytä siihen nämä elementit:

  1. Kiitä työnantajaa tarjouksesta.
  2. Hyväksy tarjous. Voit mainita, että olet iloinen voidessasi virallisesti hyväksyä työtarjouksen ja tulla osaksi tiimiä.
  3. Selvennä mahdolliset yksityiskohdat, kuten edut. Jos olet saanut kaiken kirjallisesti voit käyttää tilaa vahvistaaksesi ne. Jos sait ensin tarjouksen ja neuvottelit sen jälkeen joistakin ehdoista esimerkiksi puhelimitse, voit käyttää hyväksymiskirjettä niiden dokumentoimiseen kirjallisesti (esim. ”Kuten sovimme, aloituspalkkani on [X€] ja [edut] ovat osa tarjousta”).
  4. Ilmoita aloituspäiväsi. Väärinkäsityksiltä välttymiseksi on hyvä vahvistaa aloituspäivämäärä hyväksymiskirjeessä.
  5. Päätä kirje kivasti.
 

Ja lopulta se tulee näyttämään jotakuinkin tältä:

 

Terve Mikael,

Kiitos, että olet tarjonnut minulle Booksterin päätoimittajan paikkaa. Olen iloinen voidessani virallisesti hyväksyä työtarjouksen.
Kuten puhelimessa sovimme, aloituspalkkani on 4200 euroa/kk ja yhden kuukauden palkallinen loma. Ymmärrän, että maksan sairausvakuutukseni palkastani. Vahvistan, että aloitan kahden viikon kuluttua, maanantaina 23. päivä. Jos minulta vaaditaan jotain muuta tänä aikana tai ensimmäisenä työpäivänä, pyydän, että ilmoitatte siitä minulle. Odotan innolla, että pääsen osaksi tiimiä!

 

Ystävällisin terveisin,
Jane Doe

Yhteenvetona:

Palkasta ja eduista kannattaa neuvotella ennen kuin olet hyväksynyt työpaikan. Jos sinulla on ollut hyvä haastattelu (tai useita haastatteluja) ja odotat, että sinulle tarjotaan työpaikkaa, on järkevää valmistautua käsittelemään näitä asioita etukäteen. Se, että tiedät, mitä haluat, on jo puolet taistelusta. Jos työnantaja ei anna kirjallista tarjousta, kannattaa pyytää sellaista. Voit hienovaraisesti kehottaa työnantajaa lähettämään sinulle jotain kirjallista tarjousta sanomalla: ”Olen innoissani päästessäni töihin! Käyn läpi kirjallisen tarjouksenne ehdot heti, kun saan sen. Milloin tarvitsette vastaukseni?”

Muistamalla seuraavat kohdat teet työpaikan kirjallisen hyväksymisen ammattitaitoisesti.

  • Kiitokset mahdollisuudesta
  • Ilmaisu, jossa kerrot hyväksyväsi yrityksen työtarjouksen
  • Tittelisi
  • Yhteenveto palkasta ja eduista sellaisena kuin ymmärrät ne
  • Päivämäärä, jolloin odotat aloittavasi
  • Jos lähetät sähköpostia, lisää nimesi otsikkoriville ja sanat ”Työtarjouksen hyväksyminen”.

Lue lisää vinkkejä täältä!